Privacyverklaring


Bij ISJ nemen we uw privacy serieus. In deze verklaring wordt uitgelegd hoe we persoonlijke gegevens van leerlingen en ouders verzamelen, gebruiken, opslaan en delen, en hoe we die gegevens beveiligen. Deze verklaring is van toepassing op alle gezinnen die bij de school zijn ingeschreven.

1. Informatie die wij verzamelen

Wij verzamelen informatie over ouders en leerlingen wanneer u zich aanmeldt bij ISJ en gedurende uw hele verblijf bij ons.

Voor ouders omvat dit:

  • Contactgegevens (naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres)

  • Nationaliteit en visumstatus

  • Werkgelegenheidsinformatie (naam werkgever, functietitel, contactgegevens voor noodgevallen)

  • Betalingsgegevens en factuurgegevens

  • Informatie die relevant is voor het welzijn van uw kind (contactpersonen voor noodgevallen, voogdijregelingen, medische waarschuwingen, gezinsomstandigheden die van invloed zijn op het schoolleven)

Voor leerlingen verzamelen we:

  • Persoonlijke gegevens (naam, geboortedatum, nationaliteit, paspoortgegevens, visumstatus)

  • Taalachtergrond en eerdere opleidingsgeschiedenis

  • Studieresultaten, beoordelingen en voortgangsrapporten

  • Leerondersteuningsbehoeften en interventieverslagen

  • Gezondheidsinformatie, medische aandoeningen en dieetvoorschriften

  • Aanwezigheidsregistratie en stiptheid

  • Gedragsobservaties en pastorale zorgnotities

  • Foto's en video's voor interne documentatie, leerportfolio's, nieuwsbrieven en incidenteel promotiemateriaal

  • Informatie van vorige scholen, externe professionals en beoordelingsrapporten

We kunnen ook informatie ontvangen van derden, zoals vorige scholen, medische professionals, onderwijspsychologen of andere relevante dienstverleners die betrokken zijn bij het onderwijs en welzijn van uw kind.

We verzamelen alleen de informatie die we nodig hebben, en we doen dat met zorg.

2. Waarom wij deze informatie verzamelen en gebruiken

Het primaire doel van het verzamelen van persoonlijke gegevens is om elk kind veilig, ondersteunend en effectief onderwijs te bieden. Dit omvat:

  • Academisch onderwijs, beoordeling en voortgangsbewaking

  • Ondersteuning van welzijn en pastorale zorg

  • Administratieve taken en het bijhouden van gegevens

  • Communicatie met ouders over het schoolleven en de ontwikkeling van uw kind

  • Planning en uitvoering van schooldiensten en -activiteiten

We gebruiken deze informatie ook om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, waaronder:

  • Vereisten inzake kinderbescherming en -veiligheid

  • Naleving van gezondheids- en veiligheidsvoorschriften

  • Fiscale en financiële verslaglegging

  • Regelgevende inspecties en nalevingscontrole

Af en toe kunnen we contactgegevens gebruiken om schoolnieuws, updates of informatie over ISJ-evenementen en gemeenschapsactiviteiten te delen.

3. Delen van informatie

We delen alleen informatie wanneer dat nodig is en altijd met de nodige zorgvuldigheid en veiligheidsmaatregelen.

Wij zijn verplicht om gegevens te delen met:

  • Lokale autoriteiten voor bescherming, onderwijs en regelgeving

  • Overheidsinspecteurs en onderwijsregelgevers

  • Medische professionals in noodsituaties of voor doorlopende zorgbehoeften

  • Wettelijke vertegenwoordigers wanneer dit wettelijk of op grond van een gerechtelijk bevel vereist is

We kunnen relevante informatie delen met:

  • Andere scholen wanneer een leerling overstapt (academische dossiers, informatie over leerondersteuning, zorgen over veiligheid)

  • Externe onderwijsprofessionals (onderwijspsychologen, therapeuten, specialisten) die betrokken zijn bij de ondersteuning van uw kind

  • Examencommissies en aanbieders van onderwijsbeoordelingen

Externe dienstverleners: Sommige van onze systemen maken gebruik van beveiligde externe dienstverleners voor diensten zoals cloudopslag, IT-systemen, communicatieplatforms en betalingsverwerking. Wij zorgen ervoor dat deze diensten voldoen aan strenge normen voor gegevensbescherming en dat uw gegevens beschermd blijven. Wij verkopen of verhuren uw gegevens nooit aan commerciële derde partijen.

Internationale gegevensoverdracht: Wanneer gegevens internationaal worden overgedragen, zorgen wij ervoor dat er passende waarborgen zijn en dat wij voldoen aan de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming.

4. Rechtsgrondslag voor de verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van verschillende rechtsgronden:

  • Contractuele noodzaak: om onze onderwijsovereenkomst met u als ouder na te komen

  • Wettelijke verplichting: Om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen op het gebied van onderwijs, bescherming en gezondheid en veiligheid.

  • Vitale belangen: het beschermen van het leven of de fysieke veiligheid van een kind in noodsituaties

  • Gerechtvaardigde belangen: wanneer dit in het belang is van het onderwijs en de bedrijfsvoering van de school

  • Toestemming: Voor activiteiten zoals fotografie voor promotionele doeleinden, optionele enquêtes of niet-essentiële communicatie.

Wanneer toestemming vereist is, zal deze duidelijk worden gevraagd en kan deze te allen tijde worden ingetrokken door contact op te nemen met admissions@isj.id.

5. Hoe lang we informatie bewaren

Wij bewaren persoonlijke gegevens alleen zo lang als nodig is voor de hierboven beschreven doeleinden.

Tijdens de inschrijving: Alle relevante gegevens worden bewaard voor actieve educatieve en administratieve doeleinden.

Nadat een kind ISJ heeft verlaten:

  • Academische resultaten: 7 jaar

  • Bewaring van dossiers: tot het kind 25 jaar is, of langer indien er ernstige zorgen zijn geregistreerd.

  • Financiële gegevens: 7 jaar voor belasting- en controledoeleinden

  • Algemene administratieve gegevens: 2 jaar

  • Foto's en video's: 3 jaar, tenzij de toestemming wordt ingetrokken

Sommige informatie kan langer worden bewaard wanneer er wettelijke vereisten zijn, lopende onderzoeken zijn of voor legitieme historische/alumnidoeleinden met de juiste toestemming.

6. Uw rechten

Op grond van de wetgeving inzake gegevensbescherming hebt u verschillende rechten met betrekking tot uw persoonlijke gegevens:

  • Toegang: Vraag een kopie aan van de persoonsgegevens die wij over u of uw kind bewaren.

  • Rectificatie: vraag ons om onjuiste of onvolledige informatie te corrigeren

  • Wissen: Verzoek om verwijdering van persoonsgegevens in bepaalde omstandigheden

  • Beperking: vraag ons om het gebruik van uw gegevens te beperken

  • Overdraagbaarheid: Vraag je gegevens in een overdraagbaar formaat aan wanneer je naar een andere school overstapt.

  • Bezwaar: Bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigde belangen

  • Toestemming intrekken: Wanneer de verwerking gebaseerd is op toestemming, kunt u deze op elk moment intrekken.

Om deze rechten uit te oefenen:

  • Verzoeken schriftelijk indienen bij admissions@isj.id

  • Vermeld uw volledige naam, de naam en klas van uw kind en geef aan welk recht u wilt uitoefenen.

  • We zullen binnen 30 dagen reageren en kunnen om aanvullende informatie vragen om uw identiteit te verifiëren.

  • Als u niet tevreden bent met ons antwoord, kunt u in beroep gaan door contact op te nemen met onze academisch directeur of een klacht indienen bij uw lokale gegevensbeschermingsautoriteit.

7. Gegevensbeveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonlijke gegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, wijziging, openbaarmaking of vernietiging. Dit omvat beveiligde IT-systemen, toegangscontroles, opleiding van personeel en regelmatige veiligheidscontroles.

8. Contact

Als u vragen heeft over deze verklaring, hoe uw gegevens worden gebruikt, of als u een van uw rechten wilt uitoefenen, neem dan contact met ons op via admissions@isj.id.

Voor dringende kwesties met betrekking tot gegevensbescherming kunt u ook rechtstreeks contact opnemen met onze academisch directeur via het hoofdkantoor van de school.